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Em nosso artigo anterior, sobre os 3 erros clássicos da produtividade , vimos que todos nós temos muito mais tarefas a fazer do que tempo e capacidade produtiva para concluí-las. Aceitar essa verdade inclusive lhe trará uma série de benefícios como redução da ansiedade e diminuição da decepção por tarefas não concluídas.  

Enfatizamos novamente que não estamos aqui fazendo apologia à negligência, à omissão ou incentivando algo como "pode ficar sem fazer suas tarefas que é normal". Muito pelo contrário, nós do Foco Ágil queremos que todos tenham alta produtividade e assim conquistem o TEMPO e a SATISFAÇÃO que talvez não o tenham atualmente em seu trabalho ou dia-a-dia..  

Como temos mais atividades do que conseguimos realizar, e a todo momento nos aparecem mais e mais demandas, é extremamente necessário, para atingir uma boa produtividade, SABER PRIORIZAR. Isso porque se não conseguimos fazer tudo, então devemos fazer O QUE NOS TRAZ MAIS RETORNO dentre todas que temos a fazer em nossas listas e listas de atividades (reveja neste link o motivo que saber priorizar é ser mais produtivo).  

Em outras palavras, de tudo que se tem para fazer, seja tarefas acumuladas ou novas, você terá que ESCOLHER/PRIORIZAR o que irá fazer no dia, na semana ou até no mês, a depender da periodicidade de seu planejamento. Entretanto, essa escolha não é aleatória, muito menos baseada em achismos. Existem técnicas para melhor priorizar e maximizar o resultado de suas escolhas e mostraremos neste artigo duas excelentes formas de priorização.  

TÉCNICA DE PRIORIZAÇÃO 1 - TRIAGEM

A primeira técnica que iremos indicar é a da triagem. Ela é uma técnica simples e fácil de ser usada. A ideia aqui não é perder muito tempo fazendo uma triagem minuciosa de todas as tarefas ao ponto que você perder um dia inteiro fazendo escolhas ou classificações. A triagem tem que ser algo que você "bate e olho e já sabe onde a atividade se encaixa". É quase que automático o processo em sua cabeça. Vejamos como ela funciona.  

Imagine que todas as tarefas que chegam a você possam ser classificadas em duas características, por enquanto apenas duas. Como exemplo, vamos escolher as características PRAZO e IMPACTO SE NÃO FIZER.  

Para a característica de PRAZO defina três níveis: Curto, Médio, Longo. O prazo significa o tempo que você tem para concluir a tarefa.  

Para a característica de IMPACTO SE NÃO FIZER defina também três níveis: Alto, Médio e Baixo. O impacto significa qual o tamanho do problema se você não fizer ou até atrasar a tarefa. É o que chamamos também de custo do atraso.  

Em um papel faça uma gráfico no qual o eixo vertical é o PRAZO e o eixo horizontal é o IMPACTO SE NÃO FIZER com os respectivos níveis. O nível "Curto" do eixo do PRAZO é o mais próximo do centro do gráfico e o nível "Longo"o mais distante. O nível "Alto" do eixo do IMPACTO SE NÃO FIZER é o mais perto do centro e o nível "Baixo"é o mais distante. Veja figura abaixo.

Diante do gráfico, a cada tarefa ou atividade que você recebe classifique-a mentalmente em qual nível ela se encaixa quanto ao PRAZO e ao IMPACTO SE NÃO FIZER. Trace a linha de cada nível e veja onde a tarefa se localiza no gráfico. A título de exemplo temos três tarefas A, B e C classificadas conforme figura abaixo. A tarefa "C" possui curto prazo e alto impacto, por exemplo. A tarefa "A" possui um prazo médio e baixo impacto e a tarefa "B" possui longo prazo e baixo impacto.

Depois de dispostas as tarefas no gráfico, as mais importantes serão as mais próximas do centro do gráfico e as menos importantes as mais longe do centro. Execute as tarefas justamente nessa ordem de prioridade. No caso deste exemplo, comece pela C, depois a A e por último faça a B (figura abaixo). Seguindo essa priorização você obterá maior retorno logo nas primeiras atividades ou menor problema caso não execute todas as tarefas no tempo planejado.

Essas duas dimensões (PRAZO e IMPACTO) são apenas um exemplo e você pode criar o que melhor encaixa em sua realidade, assim como você pode ter até 3 eixos formando um triângulo. Já vimos gráficos com dimensões de diversos tipos como os abaixo:  

• Complexidade x Retorno de Negócio
• Custo x Retorno de Negócio
• Urgência x Impacto
• Satisfação Pessoal x Dificuldade de Fazer
• Satisfação Pessoal x Custo

E você, gostou dessa técnica? Quais dimensões você escolheria para suas demandas? Lembre-se de usar algo SIMPLES que seja fácil e RÁPIDO de classificar.  

TÉCNICA DE PRIORIZAÇÃO 2 - POTE DE MOEDAS

Uma outra técnica, ainda mais simples que a anterior, é que chamamos de Pote de Moedas.  

Esta técnica consiste em dividir uma certa quantidade de moedas entre as tarefas que você tem para executar. Imagine que você tenha um pote com 37 moedas e esta semana você possui 6 tarefas a executar em seu planejamento pessoal (A, B, C, D, E e F) como na figura abaixo. Então surge a clássica dúvida: Qual tarefa eu devo fazer primeiro e qual deixo por último?  

A ideia aqui é que você atribua uma certa quantidade de moedas a cada uma das tarefas. A tarefa mais importante, na sua visão, receberá mais moedas e a menos importante receberá menos moedas. Contudo, É OBRIGATÓRIO USAR TODAS AS MOEDAS assim como o total de moedas NÃO PODE PASSAR DE 37.  

Neste exemplo hipotético, digamos que a tarefa A vale 7 moedas, a tarefa B vale 15, a C vale 6, a D apenas 2, a E vale 3 e a F vale 4 (figura abaixo). Após a classificação, execute as demandas NA SEQUÊNCIA DECRESCENTE da quantidade de moedas de cada tarefa. Com essa simples distribuição de ,"moedas imaginárias" você acabou de classificar sua demandas segundo O VALOR QUE ELAS REPRESENTAM para seu planejamento, projeto ou vida pessoal.  

Como nesta técnica você executará obrigatoriamente as demandas na ordem decrescente de moedas, a ideia é que com algumas tarefas concluídas você já tenha o maior retorno possível. Em outras palavras, imagine que você não consiga executar 50% das 6 tarefas. A primeira vista, não concluir METADE do que foi planejado parece desesperador não é? Mas se você pensar em termos de valor (moedas) as 3 primeiras tarefas concluídas (B, A e C) representam 28 moedas de um total de 37, ou seja, 75,67% do previsto. Algo bem melhor que os 50% meramente quantitativo.  

Percebam aqui que mais importante que a quantidade numérica de itens que você conclui é o valor que cada tarefa representa no seu projeto ou planejamento pessoal.  

Usando esta técnica você notará, por diversas vezes, que as últimas tarefas que não concluímos, e que nos deixava tensos por não fazê-las, praticamente não impactam negativamente, uma vez que possuem baixo valor de retorno.  

MAS POR QUE 37 MOEDAS? PODE SER 10, 50 OU 100 MOEDAS?  

Não recomendamos usar números pares ou divisíveis como 10, 50 ou 100, pois já vimos diversas vezes as moedas serem divididas de forma igual entre as tarefas. Ou seja, imagine que você use esta técnica (mas com número de 50 moedas) em seu trabalho e, hipoteticamente, tenha 5 tarefas a classificar na semana. Nesses casos, vimos inúmeras vezes as pessoas atribuírem 10 a cada uma das tarefas e ainda justifica dizendo: "TUDO É IMPORTANTE E TEM MESMO PESO PARA MIM".  

Quando usamos números pares ou divisíveis corremos o risco de termos várias tarefas com o mesmo valor e assim não termos a priorização desejada. Quando usamos números PRIMOS de moedas, sempre haverá pelo menos uma tarefa com mais moedas que as outras, SEMPRE.  

Eu posso executar uma tarefa de menor valor antes de uma de maior valor por algum motivo? Sim. Às vezes, você executa uma tarefa de menor valor antes da de maior valor em razão de uma restrição ou impossibilidade de execução na sequência decrescente, mas procure evitar ao máximo essa mudança de ordem.  

E então pessoal, qual técnica você usaria? Quer conhecer outras? Existem várias. Ficou com alguma dúvida ou quer saber mais? Nos escreva (contato@focoagil.com.br) que teremos o prazer de responder.